Tecnología para los negocios - ¿Utilizas certificados digitales en tu empresa? Conoce todo acerca de su gestión


¿Utilizas certificados digitales en tu empresa? Conoce todo acerca de su gestión

A día de hoy, son muchas las empresas que utilizan los certificados digitales con sus clientes y proveedores. Uno de los principales cambios que las organizaciones están llevando a cabo es la adopción de la firma electrónica, utilizando así certificados digitales que permiten la identificación de cada agente.

En el ámbito corporativo, los certificados digitales se utilizan para llevar a cabo un amplio abanico de trámites y gestiones: presentación y liquidación de impuestos, actuaciones comunicadas, consulta y trámites para la solicitud de subvenciones, etc.

¿Qué es el certificado electrónico?

Se conoce como certificado electrónico a aquel expedido siguiendo la regulación establecida en lo relativo a la comprobación de la identidad del solicitante, y de la garantía de los servicios prestados. En el caso concreto de España, es el Ministerio de Industria, Energía y Turismo el encargado de habilitar a los diferentes organismos a la emisión de certificados digitales. Dichos certificados pueden estar disponibles tanto en equipos informáticos como almacenados en tarjetas criptográficas.

Las entidades responsable de la emisión de los certificados electrónicos a personas físicas y jurídicas son conocidas como  Autoridades de Certificación o CA. Entre sus principales funciones están la de identificar de manera física a quien solicita el certificado y la de comprobar que cumple con todos los requisitos exigidos.

Firma electrónica

La firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita en un documento en el ámbito digital. Gracias a ella se asegura que quien está firmando el documento es realmente la persona, física o jurídica, que dice ser. Además, la firma electrónica verifica la integridad de la información que contiene el documento, así como el no repudio del firmante, quien no puede negar de modo alguno que lo ha firmado.

El proceso de firma se lleva a cabo a través de un certificado digital. Se conoce como tal a un documento de tipo electrónico que identifica al titular y permite el intercambio de información de forma segura, garantizando la procedencia e integridad de los datos contenidos en el documento.

¿Cómo obtener el certificado digital?

Desde el 1 de julio del año 2016, el proceso para obtener el certificado digital, tanto de personas físicas como jurídicas, se ha visto modificado. A día de hoy el trámite se realiza en el sitio web oficial de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. En el ámbito corporativo se diferencian tres tipos de certificados

Representantes de personas jurídicas que sean administradores únicos o solidarios

Para solicitar este certificado no es necesario acudir presencialmente a la oficina de registro, siempre y cuando el representante de la persona jurídica pueda identificarse con el DNI electrónico o con un certificado electrónico de persona física emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Representantes de personas jurídicas

Para llevar a cabo este trámite sí que hay que presentarse personalmente en el registro. Además, es requisito obligatorio obtener un documento que determine la capacidad para actuar en nombre de la persona jurídica.

Representante de entidades sin personalidad jurídica

Este es un certificado cuyo ámbito de actuación se limita a la Agencia Tributaria. No conlleva ningún tipo de coste de emisión.

¿Cuáles son los beneficios de los certificados digitales en el ámbito corporativo?

  • Ahorro costes operativos: uno de los beneficios más destacados del uso de una herramienta de gestión de certificados es el ahorro de costes operativo. Gracias a la firma electrónica se ahorra el papel, así como el espacio necesario para el almacenamiento de la documentación. Además, en la empresa se evitan diversas tareas de administración y gestión.
  • Seguridad: la implementación del certificado digital empresas supone una gran ventaja en término de seguridad. Y es que, a diferencia de lo que sucede con el papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser manipulados de modo alguno. Actualmente existen diversos sistemas de protección en el ámbito digital que garantizan la máxima fiabilidad y eficacia.
  • Horarios y lugares: a día de hoy el lugar de trabajo se ha trasladado en muchos casos fuera de la oficina. Así, los empleados no tienen que estar presencialmente en las instalaciones de la empresa para poder firmar los documentos, sino que gracias a los certificados digitales pueden hacerlo en cualquier momento y lugar, sin ningún tipo de límite.
  • Agilidad: y, por último, cabe destacar que gracias a la herramienta de gestión de certificados las empresas privadas y las administraciones públicas se han visto beneficiadas en agilidad. Tareas como por ejemplo el pago de impuestos y otros trámites se han simplificado de forma notable, ya que a día de hoy solo es necesario tener un ordenador con acceso a Internet para llevarlas a cabo.

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